26 Feb El mejor gestor de tareas para empresas o equipos dedicados al diseño y la comunicación gráfica

¿Qué hace que los resultados entre unas personas y otras sean tan dispares si todos disponemos del mismo tiempo, 24 horas al día, 365 días al año?

¿Cuáles son los conocimientos, talentos, hábitos o secretos que tienen las personas que consiguen éxito en su vida?

Se han escrito miles de libros sobre estas interesantes preguntas, y son el tema fundamental en el ámbito de la productividad personal. Este tema es muy amplio y tiene muchos adeptos, entre los cuales me incluyo. Sin embargo, hoy no es mi intención profundizar en él. En cambio, hoy hablaremos de las herramientas que he utilizado para gestionar mi tiempo de trabajo y el de mi equipo.

¿Cómo organizo mi tiempo de trabajo en la actualidad?

En mis más de 20 años de experiencia, he pasado por distintas etapas en las que he utilizado diversas herramientas para organizar mi tiempo de trabajo:

• Agenda de papel.
• Cuadernos y notas adhesivas.
• Software.
• Software y agenda de papel.

En la actualidad, utilizo un software y una agenda personalizada.
¿Qué significa una agenda personalizada? Utilizo una agenda diseñada por mí, pero inspirada principalmente en la de mi admirado Cal Newport, así como en la de otros autores, como Michael Hyatt o incluso Marcos Vázquez. De lo que ellos proponen, he ido adaptando lo que más me gusta y necesito (todavía hago modificaciones casi cada mes), y cada mes imprimo las páginas que necesito para ese mes en concreto. Cada día, coloco las tareas que tengo que hacer en su respectivo bloque de tiempo e intento ceñirme a ello, aunque esto es imposible, por lo que voy moviendo los bloques para al menos no dejar las tareas que he considerado las más importantes para ese día. Al final del día, repaso cómo ha ido y reorganizo las tareas para el día siguiente.

En mis más de 20 años en esto he pasado por diferentes etapas en las que he utilizado diferentes herramientas para organizar mi tiempo de trabajo.

• Diario de papel.
• Cuadernos y notas adhesivas.
• Software.
• Software y agenda en papel.

Por otro lado, organizo todos mis proyectos y sus respectivas tareas en una aplicación llamada ClickUp.

He probado muchas aplicaciones, pero solo he utilizado las siguientes durante suficiente tiempo como para conocerlas bien:

• Dotproject
• Things
• Wunderlist
• Trello
• Asana
• ClickUp

La evolución de los gestores de trabajo, de tareas o de proyectos, como quieras llamarlos, es apasionante. Su progreso es asombroso, y la cantidad de nuevos jugadores es abrumadora. ClickUp es uno de estos, que desde el principio ha destacado y ha conseguido acercarse al podio en un tiempo récord.

¿Por qué cambiamos de Asana a ClickUp?

Aunque Asana me parece una opción muy buena, bien diseñada e intuitiva, su versión completamente gratuita es suficiente para gestionar el trabajo personal e incluso de un equipo. Sin embargo, después de casi 5 años utilizando la versión gratuita, empezamos a echar en falta algunas de las opciones de pago. Antes de empezar a pagar, realicé un estudio de las aplicaciones disponibles en el mercado y llegué a la conclusión de que Asana era demasiado caro para lo que ofrecía en sus versiones de pago. Después de mucho estudiar y probar (probé Monday, Jira, Notion, Wrike…) y de casi volverme loco, acabamos pagando por la versión business de ClickUp.

Precio

El precio fue decisivo a la hora de cambiar, ya que a mi parecer la relación calidad-precio de ClickUp es superior a la de Asana.

Vistas

Además, ClickUp tiene bastantes más opciones en general y es más personalizable. Se pueden diseñar espacios adaptados a las distintas partes de la empresa con su particular jerarquía de Espacios, Listas y Tareas, y con las distintas vistas para tratarlas: Lista, Tablero, Calendario, Tabla, Gantt, Workflow, entre otras.

Docs

En Asana echaba en falta poder almacenar información de simple consulta, lo que es posible en ClickUp. Además, cuenta con muy buenas opciones de contenido por bloques claramente copiadas de Notion, que es hasta entonces lo que utilizábamos para este fin.

Mindmaps

Me sorprendió gratamente descubrir que ClickUp incorpora la posibilidad de crear mapas mentales en la propia aplicación de gestión de proyectos.

¿Qué es lo que falta en ClickUp que teníamos en Asana?

Al principio, ClickUp nos pareció mucho más complicado. En realidad, lo es debido a sus muchas opciones, lo que nos costó bastante adaptarnos. Sin embargo, a cambio, nos enseñó muchas metodologías que no conocíamos.

Se nota que Asana es más maduro, está mejor diseñado y es más sencillo. Se piensan mucho antes de incorporar cambios. ClickUp es más dinámico y están cambiando constantemente cosas. Algunas de estas cosas se nota que todavía necesitan mejores acabados.

Siempre me han interesado mucho las herramientas de gestión de trabajo. No dudo de que seguirán avanzando, y viendo la rapidez con la que llega la inteligencia artificial, lo que nos espera en este ámbito es impredecible, pero seguro que será alucinante. Estaremos atentos.

Gracias por leer este post. Espero que te haya sido útil para organizar tu trabajo.